扶養・家族
健康保険証の再交付・氏名変更・住所変更｜資格確認書時代の実務対応
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2024年12月2日の朝、うちの経理担当から「山田さん、田中さん（旧姓・佐藤さん）から健康保険証の名前変更してほしいって相談来てるんですけど、今って保険証自体がもうないんですよね？」と聞かれて固まった。資格確認書とかマイナ保険証とか単語は聞いたことあるけど、実際の再交付・氏名変更・住所変更の手順は正直あやふやだった。木村先生に整理してもらうことにした。
資格確認書時代に何が変わったのか
山田
木村先生、健康保険証って2024年12月2日でなくなったんですよね？うちの会社、まだ手続きのやり方がバラバラで困ってるんです。
木村先生
混乱しますよね、わかります（笑）。2024年12月2日以降、従来の健康保険証は新規発行されなくなりました。ただしすでに持っている紙の保険証は使えなくなったわけじゃなくて、経過措置として2025年12月1日まで有効とされていました。
山田
あ、じゃあ今はもう完全に使えないってことですか？
木村先生
そうです、2025年12月1日で従来の健康保険証の有効期限は終了しています。今は「マイナ保険証」か「資格確認書」のどちらかで医療機関を受診する形になっていますよ。
山田
マイナ保険証と資格確認書、この2つの違いがいまいち整理できてないんですけど…
木村先生
シンプルに言うと、マイナ保険証は健康保険証利用登録をしたマイナンバーカードそのもの。資格確認書は、マイナ保険証を持っていない人向けに交付される紙またはカードの証明書です。どちらも医療機関の窓口で提示すれば、普段と同じ自己負担割合で受診できます。
山田
ちなみに資格確認書って、一度発行されたらずっと使えるものなんですか？有効期限とかあるんでしょうか。
木村先生
良いところに気づきましたね！資格確認書には有効期間が設定されていて、協会けんぽでは4〜5年を目安にしています。カードの表面に有効期限が印字されているので、期限が近づいたら更新の案内が届く流れになりますよ。
山田
5年に一度は必ず何か手続きがあるってことですね。覚えておきます。
山田
資格確認書とマイナ保険証で、窓口での使い勝手に違いはあるんですか？
木村先生
マイナ保険証は顔認証付きカードリーダーで本人確認しながら、同意すれば過去の薬剤情報や特定健診の結果まで医療機関側と共有できます。資格確認書は加入資格の確認だけなので、その点はマイナ保険証のほうが情報連携の面で優れていますね。とはいえ、どちらを使っても保険診療自体は変わらず受けられるので安心してください。
山田
なるほど。今日相談したかったのは、この資格確認書やマイナ保険証を「紛失したとき」「結婚で名前が変わったとき」「引っ越したとき」にどうすればいいか、なんです。
木村先生
まさに実務でよく詰まるところですね！ひとつずつ整理していきましょう。再交付、氏名変更、住所変更の3パターンで、それぞれ届出先や必要書類が違うので、順番に見ていきますよ。
健康保険証・資格確認書を紛失・破損したときの再交付手続き
山田
まずは紛失のケースからお願いします。従業員が「保険証（資格確認書）をなくしました」って言ってきたら、何をすればいいですか？
木村先生
協会けんぽ加入の会社であれば、「健康保険資格確認書交付申請書」を提出して再交付を受けます。紛失だけじゃなく、破れたり水濡れで読めなくなった「き損」の場合も同じ申請書を使いますよ。
山田
紛失とき損で手続きが違ったりしないんですね。ちょっと安心しました。
木村先生
基本は同じです。ただしき損の場合は、電子申請だとその場で画像を出せないので、破損した現物を後日郵送で協会けんぽの都道府県支部に返却する必要があります。この点だけ紛失と違うので覚えておいてください。
再交付申請の基本情報
- 申請書名: 健康保険資格確認書交付申請書
- 提出先: 加入している協会けんぽの都道府県支部（電子申請なら支部選択不要）
- 添付書類: き損の場合は現物返却、マイナンバー記載時は本人確認書類貼付台紙
- 発行目安: 会社員は事業所宛てに約1週間、任意継続被保険者は自宅住所宛てに約1週間
- 提出期限: すみやかに（明確な日数指定なし、放置は受診トラブルの元）
山田
「すみやかに」ってちょっと曖昧ですけど、具体的にはどのくらいで動けばいいんですか？
木村先生
目安としては気づいた日から1週間以内には申請を出すよう案内するのが実務的ですね。通院予定がある従業員なら特に急いだほうがいいです。電子申請なら記載ミスをシステムがチェックしてくれるので、紙の申請より手戻りが少なくておすすめですよ。
手順
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STEP 1: 紛失・き損の事実確認 従業員から申し出を受けたら、いつ・どこでなくしたか、き損の場合は現物が残っているかを確認する。
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STEP 2: 申請書の準備 協会けんぽ公式サイトから「健康保険資格確認書交付申請書」をダウンロード、または電子申請サービスにログインする。
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STEP 3: 記入・添付 記号・番号がわかればマイナンバーの記入は不要。代理人が提出する場合は委任状と身分証コピーも添付する。
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STEP 4: 提出 電子申請ならオンライン送信、紙の場合は加入している都道府県支部へ郵送する。き損の場合は現物を別便で返却する。
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STEP 5: 受取・保管案内 約1週間で事業所または自宅に届く。もし紛失していた古い資格確認書が後から見つかった場合は、支部に返却するよう従業員に伝える。
⚠️ 見つかった旧資格確認書は必ず返却
再交付を受けたあとに、なくしていた資格確認書が見つかることがあります。この場合、古いほうをそのまま使い続けるのはNGです。見つかった資格確認書は協会けんぽの都道府県支部に返却してください。2枚同時に持っていると窓口確認でトラブルになることがあります。
山田
見つかったら返す、ちゃんと覚えておきます！ちなみに、再交付を待っている間に急な通院が必要になったらどうすればいいんですか？
木村先生
良い質問です。再交付が届く前にどうしても受診が必要な場合は、いったん医療機関の窓口で医療費を全額自己負担し、あとから「療養費」として払い戻しを申請する方法があります。ただし手続きが二度手間になるので、できれば再交付の連絡を受けたらすぐ申請を出す運用にしたほうが従業員のためになりますよ。
山田
なるほど、後回しにせずすぐ動くのが大事なんですね。じゃあ次は結婚とかで名前が変わったときのケースを教えてください。
結婚・離婚などで氏名が変わったときの手続き
木村先生
ここ、実は意外な落とし穴があります。従業員の氏名が変わっても、原則として会社側の届出は不要なんです。
山田
え、そうなんですか？結婚したら絶対に何か手続きが必要だと思ってました！
木村先生
原則不要というのがポイントです。マイナンバーと基礎年金番号が結びついている方は、システム上で自動的に氏名情報が更新されるので、会社としての届出は基本的にいりません。
山田
じゃあ全員手続き不要ってわけでもないんですね？
木村先生
はい、次の4パターンに当てはまる場合だけ、日本年金機構に「健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更（訂正）届」を提出する必要があります。
氏名変更届の提出が必要になる4つのケース
- マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない方: システムで自動連携されないため届出が必須
- 協会けんぽのみに加入している方: マイナンバーと基礎年金番号が結びついていても届出が必要
- マイナンバーを有していない海外居住者: システム連携の前提がないため書面で対応
- 短期在留外国人: 同じくマイナンバー連携がないケースが多いため要届出
山田
うちは健康保険と厚生年金の両方に入ってる会社なので、社員のマイナンバーが年金番号にちゃんと結びついていれば基本は放置でいいってことですね。
木村先生
そのとおりです！ただし「結びついているかどうか」って会社側からは正直わかりづらいんですよね（笑）。だから実務上は、従業員から氏名変更の申し出があったら、念のため氏名変更届を出しておくほうが安全です。
山田
出しても問題ないってことですか？
木村先生
問題ありません。むしろ不要なケースで出しても年金機構側で処理されるだけなので、迷ったら提出という運用でも大丈夫ですよ。届出書は日本年金機構の公式サイトから様式をダウンロードできます。
山田
なるほど、じゃあ次は住所変更のケースをお願いします。
引っ越しで住所が変わったときの手続き
木村先生
住所変更も氏名変更と考え方はよく似ています。マイナンバーと基礎年金番号が結びついている方は、原則として住所変更届の提出は不要です。住民票の異動データが自動的に連携される仕組みになっています。
山田
じゃあ普通に市区町村で転入・転出届を出せば、それで完結するってことですか？
木村先生
マイナンバー連携ができている方はそうなります。ただし、こちらも例外パターンがあるので確認していきましょう。
住所変更届の提出が必要になるケース
- マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない方: 自動連携されないため書面での届出が必要
- 健康保険のみに加入している方: 厚生年金がなく健康保険単独の場合は要届出
- 海外居住者・短期在留外国人: 住民票データと連携する前提がないため要届出
- 住民票以外の居所を登録する場合: 単身赴任先など住民票と異なる住所を登録したいとき
山田
うちのパート従業員さんで、住民票は実家のままで今のアパートに住んでる人がいるんですけど、そういう場合はどうすればいいですか？
木村先生
それはまさに「住民票以外の居所を登録する場合」に該当しますね。「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」を日本年金機構に提出して、実際に届く住所を登録し直す必要があります。国民年金第3号被保険者（扶養配偶者）が対象のケースでは、同じ様式で第3号被保険者住所変更届も兼ねられますよ。
山田
提出先や記入方法は氏名変更届と同じ感じですか？
木村先生
ほぼ同じですよ。日本年金機構の公式サイトから様式（PDF・エクセルどちらも）と記入例をダウンロードできます。届書は2枚複写になっているので、紙で印刷する場合はレイアウトのズレに気をつけてくださいね。
| 手続き | 原則の扱い | 届出が必要になる主なケース | 届出先 |
|---|---|---|---|
| 氏名変更 | 原則不要（自動連携） | マイナンバー未連携・協会けんぽのみ加入・海外居住者・短期在留外国人 | 日本年金機構 |
| 住所変更 | 原則不要（自動連携） | マイナンバー未連携・健康保険のみ加入・住民票以外の居所登録 | 日本年金機構 |
| 資格確認書の再交付 | 常に届出必要 | 紛失・き損・利用登録解除など | 協会けんぽ都道府県支部 |
山田
表で見るとすごくわかりやすいです！氏名と住所は「原則不要、例外あり」で、再交付は「常に必要」ってことですね。
経過措置のスケジュールと今後の注意点
木村先生
ここまでの手続きを理解するうえで、経過措置の日程を頭に入れておくと迷いにくくなります。整理しておきましょう。
| 日付 | 出来事 |
|---|---|
| 2024年12月2日 | 従来の健康保険証の新規発行が終了 |
| 2025年12月1日 | 従来の健康保険証の有効期限が終了 |
| 2026年7月31日 | 有効期限切れの旧健康保険証を持参した場合の受付対応（経過的な猶予）が終了 |
山田
2026年7月31日で全部終わるってことですか？今日はもう2026年8月なので、もう猶予期間も終わってるんですね。
木村先生
そうなんです、2026年7月31日をもって旧健康保険証の経過的な受付対応は終了しています。今後は必ずマイナ保険証か資格確認書を提示してもらう必要があります。まだ古い保険証しか持っていない従業員がいたら、至急どちらかへの切り替えを案内してあげてください。
⚠️ 旧健康保険証はもう窓口で使えません
2026年7月31日を過ぎた時点で、有効期限切れの旧健康保険証を持参しても医療機関では受け付けてもらえなくなっています。従業員から「保険証が使えないと言われた」と相談が来たら、まずマイナ保険証の登録状況を確認し、未登録なら資格確認書の交付を急ぎましょう。
山田
会社としては、今からでも遅くないから確認しておいたほうがいいってことですね。
木村先生
まさにそのとおりです！次は会社側、つまり事業主が具体的に何をすればいいかを整理していきましょう。
会社（事業主）がやるべきこと
山田
総務担当として、これらの手続きに対して会社側は何をすればいいんでしょうか？窓口になるのはうちですよね？
木村先生
はい、事業主の役割は主に「従業員からの相談窓口」と「届出書の取次ぎ」の2つです。
事業主がやるべき3つのこと
- 相談窓口の周知: 資格確認書の紛失・氏名変更・住所変更があったら総務に連絡するよう社内に案内する
- 該当有無の一次確認: マイナンバーと基礎年金番号の連携状況は本人しかわからないことが多いので、迷ったら届出を出す方針で運用する
- 提出後のフォロー: 発行まで約1週間〜2、3週間かかるため、届いたかどうかを従業員に確認する
山田
マイナンバーと基礎年金番号が結びついているかどうかって、会社側で確認する方法ってあるんですか？
木村先生
従業員本人が「ねんきんネット」や年金事務所への照会で確認できます。ただし会社としてそこまで踏み込まなくても、氏名変更・住所変更どちらも「届出を出しても不利益はない」ので、迷ったら出す運用にしておけば実務上は困りません。
山田
なるほど、判断に迷ったら出す。シンプルでわかりやすいです！ちなみに、こうした届出を放置してしまうと会社側に何かペナルティってあるんですか？
木村先生
氏名変更届・住所変更届そのものに罰則規定があるわけではありません。ただし放置すると、従業員が医療機関の窓口で本人確認に手間取ったり、年金記録の氏名・住所が古いままになって将来の年金請求手続きに支障が出たりすることがあります。トラブルを未然に防ぐという意味で、早めの対応をおすすめしていますよ。
山田
罰則はなくても、従業員が困るリスクがあるってことですね。総務としてはやっぱりスピード感を持って対応します。
電子申請を使うと何が楽になるか
山田
ここまで紙の申請書の話が中心でしたけど、うちの会社はできるだけペーパーレスにしたいと思ってるんです。電子申請ってどのくらい便利なんですか？
木村先生
かなり楽になりますよ！資格確認書の再交付、氏名変更届、住所変更届はすべてe-Gov経由の電子申請に対応しています。協会けんぽのオンラインサービスや、社会保険労務士向けのe-Gov連携ソフトを使えば、紙で郵送するより数日早く処理が進むことが多いです。
山田
電子申請だと具体的に何が変わるんですか？
木村先生
まず、記入もれや形式ミスをシステムがその場でチェックしてくれます。紙だと不備で差し戻しになって余計に時間がかかることがありますが、電子申請ならその場で気づけます。それから、都道府県支部を選ぶ手間もいりません。あと、スマートフォンやパソコンから申請後の処理状況を確認できるのも便利ですね。
山田
郵送の時間や費用もかからないってことですよね。
木村先生
そのとおりです！特に複数の従業員の氏名変更・住所変更が重なる時期（引っ越しシーズンの4月前後など）は、電子申請のほうが総務担当の負担がぐっと減りますよ。e-Gov電子申請全般の始め方についてはe-Gov電子申請で行う社会保険・労働保険手続き：紙からペーパーレスへの移行ガイドで詳しく解説しているので、導入を検討している方はあわせて確認してみてください。
山田
うちもそろそろ紙ベースを卒業したいので、参考にしてみます！
類似する社会保険手続きとの違い
山田
ちなみに、資格確認書そのものについてもっと詳しく知りたい場合はどうすればいいですか？
木村先生
健康保険の資格確認書：2024年12月マイナ保険証移行後に健康保険証の代わりに使う書類と申請方法で、資格確認書の交付対象や有効期間まで詳しく解説しているので、そちらもあわせて読んでみてください。
山田
入社したばかりの人の資格確認書発行手続きは、今日の話とは別物ですか？
木村先生
別物というより前段階ですね。新規加入者の資格確認書発行は社会保険（健康保険・厚生年金）被保険者資格取得届：採用後5日以内の社会保険加入手続きの中で同時に申請します。今日話した再交付・氏名変更・住所変更は、すでに加入している人向けの手続きです。
山田
扶養している家族の氏名や住所が変わった場合も、同じ届出でいいんですか？
木村先生
被扶養者の情報変更は健康保険被扶養者（異動）届：家族を扶養に入れる・外すときの手続きを使います。被保険者本人の届出とは様式が違うので、混同しないよう気をつけてくださいね。
山田
手続きごとに窓口や様式が違うのって、正直ややこしいです（笑）。
木村先生
慣れるまでは確かにややこしいです（笑）。でも「本人の氏名・住所変更は年金機構」「資格確認書の再交付は協会けんぽ」「扶養家族の異動は被扶養者異動届」と3つに分けて覚えれば、迷わなくなりますよ。
よくある質問
山田
最後に、よくある質問をまとめて聞いてもいいですか？
木村先生
もちろんです！総務担当の方からよく聞かれる質問をいくつかピックアップしますね。
山田
よくわかりました！今日は「再交付は常に必要」「氏名・住所変更は原則不要、例外あり」という整理がすごく頭に残りました。
木村先生
その理解でバッチリです！迷ったときは、この記事の表を見返してもらえれば、どこに何を出せばいいかすぐわかるはずですよ。
監修者情報
- 氏名: 木村 誠（きむら まこと）
- 資格: 社会保険労務士
- 専門: 健康保険・厚生年金の資格管理、マイナ保険証移行対応
- 一言: 資格確認書やマイナ保険証まわりの制度は更新が多いので、判断に迷ったときは協会けんぽや日本年金機構の公式サイトで最新情報を確認する習慣をつけましょう。