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社会保険の一括適用（本社一括）｜複数事業所をまとめる申請手続き
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ぼくの会社は去年、東京の本社に加えて大阪と福岡にも支店を出しました。総務の仕事をしていると、支店が増えるたびに年金事務所への届出がバラバラに発生して、正直ちょっとパンク気味です。先日、顧問の木村先生に相談したら「それ、一括適用っていう制度でまとめられますよ」と教えてもらったので、今日はその仕組みをじっくり聞いていきます。
一括適用ってそもそも何の制度なんですか
山田
木村先生、さっそくなんですけど「一括適用」ってそもそも何なんですか？支店ごとに年金事務所への届出が必要で、正直かなり手間なんです。
木村先生
ざっくり言うと、本社と支店など複数の適用事業所をひとつの事業所とみなしてもらって、社会保険の手続きを本社でまとめて行えるようにする制度です。健康保険と厚生年金保険が対象で、日本年金機構の承認を受けることで使えるようになります。
山田
えっ、まとめられるんですか！それは助かります。でも誰でも使える制度なんですか？
木村先生
いいえ、誰でもというわけではなくて、いくつかの条件を満たす必要があります。あとで詳しく説明しますね。ちなみにこの制度、根拠になる法律がちゃんとあるんですよ。
山田
法律があるってことは、結構しっかりした制度なんですね。
木村先生
そうなんです。厚生年金保険法第8条の2と健康保険法第34条に、二以上の適用事業所の事業主が同一の場合は、厚生労働大臣の承認を受けて一つの適用事業所にまとめられる、と定められています。条文そのままだとかたい言い方になっちゃいますけどね。
山田
なるほど、国の制度としてちゃんと位置づけられてるんですね。じゃあ、具体的にどの保険が対象になるのか、もう少し教えてもらえますか？
対象になる保険と、雇用保険は対象外という注意点
山田
さっきの話、保険の対象について詳しく聞きたいです。
木村先生
一括適用の対象は健康保険と厚生年金保険のふたつです。雇用保険はこの制度の対象に入っていません。
山田
えっ、雇用保険は別なんですか？知らなかったです。
木村先生
はい、雇用保険や労災保険は厚生労働省の労働局が管轄していて、まとめたい場合は「労働保険の継続事業一括」という別の制度を使う必要があります。管轄する役所も申請先も違うので、混同しないようにしてくださいね。
山田
ややこしい…。年金事務所と労働局、両方に申請するイメージですか？
木村先生
その通りです。健康保険・厚生年金保険は年金事務所、雇用保険・労災保険は労働局、と覚えておくとわかりやすいですよ。手続きの窓口が違うので、申請書類も別々に準備することになります。
⚠️ 雇用保険は別制度です
一括適用（健康保険・厚生年金保険）を承認されても、雇用保険・労災保険は自動的にはまとまりません。まとめたい場合は所轄の労働局に労働保険の継続事業一括を別途申請してください。
山田
うっかり勘違いしそうでした。気をつけます。じゃあ、健康保険と厚生年金保険のほうは、どんな会社でも申請できるんですか？
木村先生
いいえ、こちらにもちゃんと条件があります。次はその条件を見ていきましょう。
一括適用が認められる5つの承認基準
山田
さっき「誰でも使えるわけじゃない」っておっしゃってましたよね。具体的にどんな条件があるんですか？
木村先生
日本年金機構が公表している承認基準は全部で5つあります。ひとつでも満たさないと承認されませんので、申請前にしっかり確認しておきましょう。
一括適用の承認基準（5つ）
- 事務の集中管理: 複数事業所に使用される全員分の人事・労務・給与の事務が電子計算組織で集中的に管理されていること
- 主たる事業所であること: 一括適用の指定を受けようとする事業所が、上記の管理を行っている主たる事業所であること
- 保険者が同一: 対象となる適用事業所について、健康保険の保険者が同一であること
- 健康保険も合わせて申請: 協会けんぽ管掌の健康保険が適用になる場合は、健康保険の一括適用申請も合わせて行うこと
- 運営を著しく阻害しない: 一括適用の承認によって厚生年金保険・健康保険の事業運営が著しく阻害されないこと
山田
結構ちゃんと見られるんですね。「事務が集中管理されている」ってどういうことですか？
木村先生
支店ごとにバラバラに給与計算や入社・退職の手続きをしているんじゃなくて、本社に人事・労務・給与の事務を集約していることが前提です。あと、支店が独立採算制で動いている場合は、承認されにくいと言われています。
山田
独立採算制だとダメなんですか？理由がちょっと気になります。
木村先生
独立採算の支店は経理や利益管理を自分たちで完結させているので、「ひとつの事業所にまとめる合理性がない」と判断されやすいんです。逆に言うと、給与計算や社会保険の事務を本社で一元管理できている会社ほど、条件をクリアしやすいということですね。
山田
うちの大阪支社、実は経理だけ独自にやっている部分があって…ちょっと心配になってきました(笑)。
木村先生
経理と社会保険の事務は別物として扱われることが多いので、あくまで人事・労務・給与の管理がどうなっているかがポイントです。心配なら、申請前に管轄の年金事務所に事前相談してみるのが確実ですよ。
山田
うちは給与計算も社保の手続きも本社の総務でまとめてやってるので、たぶん条件は満たせそうです！
木村先生
それはいいですね！条件を満たしていそうなら、次は実際の申請の流れを確認していきましょう。
具体例でイメージをつかむ
山田
条件の話、理屈はわかったんですけど、うちの会社に当てはめるとどうなるのか、まだちょっとピンと来ないです。
木村先生
じゃあ山田さんの会社を例にしてみましょう。東京の本社、大阪支社、福岡支社の3拠点ですよね。今の状態だと、大阪支社で誰かが入社したら、大阪支社として資格取得届を年金事務所に提出していますよね。
山田
そうです、拠点ごとにバラバラに届出を出してます。
木村先生
一括適用が承認されると、本社・大阪支社・福岡支社はまとめて「ひとつの適用事業所」として扱われます。大阪支社で入社があっても、本社がまとめて資格取得届を提出すればよくなるイメージです。大阪から本社への異動なんかも、同じ事業所内の異動として扱われるので届出自体が不要になります。
山田
えっ、それはかなりイメージしやすいです！支店が増えれば増えるほど効果がありそうですね。
木村先生
その通りです。ただし条件としてお伝えした通り、給与計算や人事労務の事務が本社に集約されていることが前提なので、まずは今の事務フローを棚卸しするところから始めるのがおすすめですよ。
山田
なるほど、じゃあ次は実際の申請の流れを教えてください！
承認申請の流れと必要書類
山田
申請って実際どうやって進めればいいんですか？
木村先生
大きく分けると5つのステップです。順番に見ていきましょう。
手順
- 要件確認: 5つの承認基準を満たしているか、本社と支店の事務フローを洗い出して確認する
- 申請書類の準備: 一括適用承認申請書と、人事・労務・給与の事務範囲や処理過程を説明する添付書類を作成する
- 年金事務所へ提出: 一つの適用事業所とみなされる事業所（通常は本社）の所在地を管轄する年金事務所に提出する
- 審査: 提出後、日本年金機構による審査が行われる。申請から約3カ月かかる
- 承認・一括適用開始: 承認されると、承認日から複数事業所が一つの適用事業所とみなされる
山田
提出方法は本社に行かなきゃダメですか？郵送とかでもいいんですか？
木村先生
電子申請・郵送・窓口持参のどれでも提出できます。わざわざ出向かなくても大丈夫ですよ。
山田
それは助かります！必要な書類って申請書だけでいいんですか？
木村先生
山田
結構な書類量ですね…。フローチャートまで作るんですか？
木村先生
はい、6種類の届書それぞれについて作成するのが基本ですが、同じ流れになるものはまとめて1枚で作成してもかまいません。一度作ってしまえば使い回せますし、実務上はそこまで大変じゃないですよ。
山田
書類の準備、早めに取りかかったほうがよさそうですね。承認までってどれくらいかかるものなんですか？
承認までの期間と承認日が決まるタイミング
山田
さっき審査に約3カ月かかるって言ってましたけど、申請したらすぐ承認日が決まるわけじゃないんですか？
木村先生
そうなんです。実は承認日になれる月が決まっているんですよ。
山田
えっ、好きな日に承認されるわけじゃないんですか？
木村先生
はい。承認日は算定基礎届の事務処理期間である5月から8月を除く月の末日になります。算定基礎届の処理で年金事務所が忙しい時期を避けているんですね。
山田
なるほど、だから夏の前後に申請すると承認が先延ばしになることもあるってことですね。
木村先生
その通りです。それと、承認日が属する月の保険料から、本社でまとめて納めることになります。申請のタイミングは早めに計画しておくのがおすすめです。
承認日のポイント
- 承認できない月: 5月・6月・7月・8月（算定基礎届の事務処理期間）
- 承認日: 上記以外の月の末日
- 保険料の切り替え: 承認日が属する月の分から本社でまとめて納付
- 審査期間の目安: 申請から約3カ月
山田
審査期間も含めて考えると、結構前もって動かないといけないですね。例えば4月に申請したら、いつごろ承認されそうですか？
木村先生
単純計算だと3カ月後は7月あたりですけど、5月から8月は承認できる月から外れているので、実際には9月末まで待つことになる可能性があります。繁忙期をまたぐ申請は、余裕を持ったスケジュールで考えておくのが安心ですよ。
山田
タイミングって意外と大事なんですね。じゃあ、実際に一括適用になったあと、どんなメリットがあるんですか？
一括適用後に変わること・実務上のメリット
山田
一括適用が承認されたあとって、具体的に何がラクになるんですか？
木村先生
いちばん大きいのは、支店から本社への異動のときに被保険者の資格取得届・資格喪失届を出さなくてよくなることです。同じ適用事業所内での異動扱いになるので。
山田
えっ、異動のたびに届出しなくていいんですか！それはかなり楽になりますね！
木村先生
そうなんです。あと、算定基礎届や賞与支払届、月額変更届なども本社でまとめて処理できるので、支店ごとに担当者を置かなくても事務が回るようになります。
山田
支店の人事担当を減らせるってことですね。コスト的にもメリットがありそうです(笑)。
木村先生
はい。また、保険料の納付も本社の口座からまとめて行えるので、経理処理もシンプルになりますよ。会社が大きくなればなるほど効果を感じやすい制度です。
山田
ほんとに？！うちみたいに支店が増え続けている会社にはぴったりですね。ちなみに、手続きのミスや漏れも減らせたりしますか？
木村先生
その効果も大きいですよ。支店ごとに別々の担当者が届出をしていると、どうしても提出漏れや期限超過が起きやすくなります。本社の総務でまとめて管理することで、届出の抜け漏れをチェックしやすくなるのもメリットのひとつです。
申請前に知っておきたい注意点
山田
いいことばかりに聞こえますけど、逆に気をつけたほうがいいことってありますか？
木村先生
いくつかありますね。まず、さっき話した通り雇用保険は対象外なので別制度での対応が必要です。それと、支店が独立採算制で動いている場合は、そもそも承認基準を満たせない可能性が高いです。
山田
うちの場合は大丈夫そうですけど、将来支店が独立採算になったらどうなるんですか？
木村先生
いい質問ですね。承認の前提条件が崩れた場合は、一括適用の取消しにつながる可能性があります。組織体制を変えるときは、社会保険の手続き面への影響も事前に確認しておいたほうがいいです。
⚠️ 申請前の確認ポイント
- 雇用保険・労災保険は対象外。まとめたい場合は労働局へ別途申請する
- 支店が独立採算制で運営されている場合は承認基準を満たしにくい
- 承認までに約3カ月かかるため、組織再編のスケジュールと合わせて早めに動く
- 承認日は5月〜8月を除く月の末日に限られる
山田
事前の準備がかなり大事なんですね…。ちなみに、似たような名前の制度で「特定適用事業所」っていうのも聞いたことあるんですけど、これとは違うんですか？
木村先生
それは別の制度です。特定適用事業所の該当・不該当届は、短時間労働者の社会保険加入義務が発生する企業規模の基準に関する手続きなので、今回の一括適用とは目的がまったく違います。混同しないようにしてくださいね。
山田
名前が似てるので余計にややこしいです(笑)。あと、「二以上事業所勤務」っていう言葉も聞いたことあるんですけど、これも別物ですか？
木村先生
はい、それも別の制度です。二以上事業所勤務届は、ひとりの従業員が複数の会社に同時に勤務しているときの手続きで、今回の一括適用のように会社側の事業所をまとめる話とは対象がまったく違います。似た言葉が多いので、迷ったら年金事務所に確認するのが確実ですよ。
制度の基本情報まとめ
山田
ここまでの話をまとめて教えてもらえますか？
木村先生
もちろんです。表にまとめるとこんな感じですね。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 制度名 | 一括適用（本社一括） |
| 対象保険 | 健康保険・厚生年金保険（雇用保険・労災保険は対象外） |
| 根拠法令 | 厚生年金保険法第8条の2、健康保険法第34条 |
| 承認申請先 | 一つの適用事業所とみなされる事業所の所在地を管轄する年金事務所 |
| 提出方法 | 電子申請・郵送・窓口持参 |
| 審査期間の目安 | 申請から約3カ月 |
| 承認日 | 5月〜8月を除く月の末日 |
| 管轄機関 | 日本年金機構 |
山田
すごく見やすいです！公式の情報源も教えてもらえますか？
木村先生
もちろん、こちらです。
| 資料 | リンク |
|---|---|
| 一括適用（制度解説） | https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20121004.html |
| 一括適用承認申請書（様式） | https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/tekiyo/jigyosho/ikkatsutekiyo.html |
山田
ありがとうございます！似たような手続きとの違いも、もう一度整理したいんですけどいいですか？
関連する社会保険トピックとの違い
山田
似たような手続きがいろいろありそうなんですけど、まとめて教えてもらえますか？
木村先生
いいですよ。一括適用と混同しやすい手続きをいくつか並べてみますね。
| 手続き | こんなときに使う |
|---|---|
| 一括適用（本記事） | 複数の適用事業所をひとつにまとめて本社で手続きしたいとき |
| 適用事業所設立届・新規適用手続き | 法人設立後に初めて社会保険の適用事業所になるとき |
| 適用事業所の名称・所在地変更届 | 本店移転や商号変更があったとき |
| 特定適用事業所の該当・不該当届 | 短時間労働者の社会保険加入義務が生じる企業規模基準に関する届出 |
山田
なるほど、似てるようで目的が全然違うんですね。適用事業所の名称・所在地変更届は一括適用になったあとでも使うんですか？
木村先生
はい、一括適用のあとに本社が移転した場合も、名称・所在地の変更届は必要になります。一括適用は「まとめる」手続き、名称・所在地変更届は「情報を更新する」手続き、と考えるとわかりやすいですよ。
山田
適用事業所設立届・新規適用手続きとの違いも気になります。
木村先生
そちらは、そもそもまだ社会保険の適用事業所になっていない会社が、初めて加入するときの手続きです。一括適用は「すでに適用事業所になっている複数拠点をまとめる」手続きなので、使うタイミングがまったく違います。
よくある質問
山田
最後にいくつか気になることを質問してもいいですか？
木村先生
もちろんです、どうぞ！
山田
支店が2つだけでも申請できますか？
木村先生
はい、支店の数に下限はありません。2つの適用事業所からでも申請は可能です。大事なのは事務の集中管理ができているかどうかです。
山田
一度承認されたら、ずっとそのままなんですか？
木村先生
いいえ、組織体制が変わって承認基準を満たさなくなった場合は、一括適用の取消しになることがあります。新しく支店が増えたときは、その支店も対象に含めるための手続きが必要になる場合もあるので、年金事務所に確認するのが確実です。
山田
審査中に支店が増えたらどうなりますか？
木村先生
その場合は年金事務所に早めに相談してください。ケースによって対応が変わるので、自己判断で進めないほうが安全です。
山田
申請費用ってかかるんですか？
木村先生
申請自体に手数料はかかりません。ただし、添付書類の作成に社内の工数がかかるので、そこは準備期間として見込んでおいたほうがいいですね。
山田
自社の総務だけで進めるのが不安なんですけど、社労士さんに頼んでもいいんですか？
木村先生
もちろん大丈夫です。むしろ、事務フローの説明書類やフローチャートの作成は専門的な部分も多いので、社会保険労務士に依頼する会社も多いですよ。申請先の年金事務所と事前に相談しながら進めると、差し戻しのリスクも減らせます。
山田
承認された後に、また別の支店を新しく出した場合はどうなりますか？
木村先生
新しくできた支店をあとから一括適用の対象に含めたい場合は、その支店について改めて追加の手続きが必要になります。自動的に組み込まれるわけではないので、支店を増やすタイミングで年金事務所に確認しておくと安心です。
問い合わせ先
山田
木村先生、今日はありがとうございました！実際に申請するときは、どこに相談すればいいですか？
木村先生
管轄の年金事務所が一番確実です。あとは日本年金機構のウェブサイトにも申請書類や説明資料がまとまっているので、事前に目を通しておくとスムーズですよ。
山田
わかりました、まずは社内の事務フローを洗い出すところから始めてみます！
問い合わせ先
- 日本年金機構（一括適用の制度解説）: https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20121004.html
- 一括適用承認申請書（様式）: https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/tekiyo/jigyosho/ikkatsutekiyo.html
- 管轄の年金事務所: お近くの年金事務所にお問い合わせください